浅谈文控在项目索赔工作中的作用

tangbao

浅谈文控在项目索赔工作中的作用
在项目管理工作中，文控管理由于其技术含量不高，因此而很少受到重视，甚至于有些文控人员自己本身就感觉到文控这份工作比较乏味且没有挑战性。
然而，我的观点却恰恰相反。文控在整个项目实施过程中是非常重要、且不可或缺的。从项目伊始的文件报批至项目尾声的竣工资料搜集与整理，文控部门掌握了项目各个阶段最为全面的信息。事实上，一个好的文控人员对于信息的传递应该是非常敏感的，她（他）可以将文件及时准确地传递给相关方, 同时可以通过与业主进行文件往来的过程中，熟悉并了解业主的习惯做法，从而对于不同的事件选择不同的文件形式（例如信函、报批文件、或RFI 信息请求函等）。EPC 总承包项目包括了设计、采办、施工等众多的活动，期间会积累难以计数的数据和信息。在一个项目中，你是否遇到过在会议中由于手头缺少资料而无法回答别人问题的尴尬？你是否遇到过由于缺少充足的证据而无法说服别人的无奈？信息的缺乏经常使我们陷于被动之境，既然如此，为什么不去找文控呢？
文控部门可以为您提供大量你所需要的信息，而在本文中，我想与大家分享的就是――文控在项目中是如何协助索赔工作的。
首先，让我们来了解一下什么是索赔。索赔对于承包商来说，有如下较为正式的定义：
即因根据合同条款发生变更而引起的对于额外费用或工期的合理请求。这种定义随之带来的就是各种各样的工程合同中的索赔事宜，能够对于额外费用全部支付而不发生索赔的合同是非常少有的。当然，索赔在一个有固定价格的合同中发生的可能性更大一些，事实上，在当今的合同履行过程中，几乎没有合同不发生索赔、谈判、或解决纠纷之类的事情。而我们目前所从事的大多数为固定总价合同，因此，索赔工作也是非常重要且必须的，以解决在项目执行期间发生的各类变更。那么，文控工作又可以为索赔做些什么呢？让我们在了解索赔工作的过程中来寻找答案吧。
1.0 信息记录
索赔的主要工作之一就是搜集索赔证据。这些证据可以是原始记录、会议纪要、备忘录、照片等各种形式的记录。然而，一般负责索赔工作的合同人员或费用工程师都不会有这类的信息。而对于所有的项目文件和项目信息的整理与保存往往有专门的部门负责――文控。
文控可以提供各类的信息，诸如：
原始记录: 往往第一手资料更具有说服力。一般来说，原件都会存放于文控部。
会议纪要: 会议中达成的各种决定与协议都应该归纳在会议纪要之中，以确定各方对此认可。
照片影像资料: 照片影像更为真实地记录了现场的情况。以上仅仅是索赔工作所需要证据中的一小部分。其实大部分索赔工作所需要的信息都可以在文控部中寻找的到。相对于“文控部”这个名称来讲，我更愿意称这个部门为“信息中心”。文控已不仅仅是一个文件柜林立的档案室，而是一个负责信息搜集、过滤、传递的信息中心。
同时，先进办公设备的运用使文控工作变得比以前轻松了许多。我们可以使用扫描仪将纸质文件转为电子拷贝，使用文件管理软件在很短时间内对各种信息进行分类、筛选或定位查询。OA 办公在某种程度上扩展了文控工作的功能，延伸了文控工作的范围。正如我们一般所看到的，从厚厚的合同中查找信息，其道路实在漫漫而修远。在这个无尽的沼泽中，去寻找一个急需的关键信息，确实要花费一些功夫，但是在现在的文控管理中，由于都转化为电子文件，因而只需要搜索一下关键词，所有信息尽现眼前。从信息的记录方面，文控为日后的索赔工作提供了保证。
2.0 信息的搜集与筛选
正如我前面所提到的，文控可以搜集、筛选并传递相关的信息。这些工作都可以在日常工作中进行，唯一所需要的就是要给予一些的索赔工作方面的指导，使文控人员对于此类信息可以更加关注并进行搜集整理。
想一想索赔人员如何从繁多的信息中去查找某一封信或是某个记录。即便是从电子文件中查找，省去了翻查硬拷贝的麻烦，也还是需要一些时间来查找并过滤出来有用的信息。但是如果我们给文控人员一些指导，引导其在日常的文件收发工作中去搜集、筛选并整理对于索赔工作有用的信息，那么索赔工作对于证据的整理就会轻松许多。

loveqp

索赔工作如果可以做到拥有一套完整的记录，那么这套记录一般会有一套比较详尽的文件清单（如下所示），制定好这样的清单会极大地帮助文件存档以及日后的查询工作。下面的清单看上去似乎包括很多的内容，但是大多数内容几乎都可以在文控部这个信息中心里查询的到。（另外，可参见附件1：泰国项目索赔信息管理，我们根据索赔工作的要求，将与索赔相关的文件进行了筛选、分类与整理，文控人员在接受了相关的索赔培训之后，在日常工作中，就将随时发生的与索赔相关的文件放入相应的文件夹中，以备查询）。
1. 合同文本
2. 项目施工用0 版文件以及后续版本
3. 给予承包商的指令（一般指开工令、停工令等）
4. 业主所发的变更通知，变更预计，以及接收到的变更令
5. 分包商的报价、分包合同、订单、及往来信函
6. 厂家图纸，原件及各个版本
7. 厂家图纸传送单及记录
8. 日工作时间记录
9. 日设备使用记录
10. 日施工进度记录
11. 材料运输及使用记录，包括督办记录
12. 收支记录
13. 进度款记录
14. 日帐目记录
15. 合同里程碑进度或项目实施进度
16. 短期进度计划与更新
17. 工作进度安排与分析
18. 费用估算
19. 成本预算
20. 实际成本报告，周报告或月报告包括不包含项报告
21. 定期的预计报告
22. 施工进度效率报告与分析
23. 内部文件，包括备忘录和传真（按文件类别划分）
24. 履约合同的往来信函
25. 与合同相关的会议纪要
26. 现场协调会议纪要
27. 信息请求函（Request for Information）
28. 工期或费用索赔通知
29. 政府部门视察报告
30. 监理检查报告
31. 事故报告
32. 日志
33. 电话内容记录
34. 周、月、季进度报告
35. 进度照片
36. 其他报告，例如第三方检验报告等
37. 所有文件的存档记录
备注: 请关注最后两组文件对于以上文件清单所列的文件存档，就需要对文控人员进行一定的培训，以便更好的进行文件整理工作。其实大多数文件都属于较为典型的文件，易于辨别。但是这里所要提出的就是要特别关注最后6项（32－37），往往被人们所忽略，而且日志、电话记录等这样的文
件很少会存档于文控部门。
3.0 信息跟踪除了协助进行索赔证据的搜集、分类、筛选，文控部门还可以协助进行信息的跟踪工作：
1. 对文件进行编码，做好日志记录，方便日后的查询与引用。
2. 注意信息目前的状态。建立索赔信息记录表，索赔工作的状态则一目了然（详见附件2）。
3. 注意信息的提供者，确定信息的准确性与可靠性以供索赔人员进行参考。要知道一些不可靠的数据很可能会造成成本的浪费，甚至对于项目会百害而无一利。以上仅仅是文控工作服务于索赔的一个简要的介绍。相对于其他部门来说，文控部门在记录存档、信 息过滤与筛选、建立日志记录进 行跟踪方面具有其得天独厚的优势，因为文控部门拥有项目最为全面的信息。我们所需要做的就是对文控人员进行索赔方面的培训，使其拥有索赔方面的敏感触觉，会很容易的从日常工作中发现对于索赔来说非常重要的证据，并及时地传递给索赔人员。但是这并不意味着文控人员可以取代合同人员或费用工程师来进行索赔工作。因为文控人员仅仅是被动地保存、分类和整理其所收到的信息，更无法从专业地角度上来进行索赔工作。本文的论点仅在于文控可以充分利用其部门特点和优势去服务于索赔工作，甚至更多其他的工作。
项目工作涉及众多的活动，众多的相关方需要互相合作，没有任何部门可以在没有其他部门的支持下而独立完成工作。在当今信息社会，信息变得至关重要，作为信息中心的文控部门也在项目的实施过程中逐渐发挥出越来越多作用，不断开发着自身强大的功能，服务于其他各方，服务于整个项目。

loveqp

其实就是一个意识的问题！要有合同意识，从领导到业务部门再到具体的办事员都要有很强的合同意识！
同时对于合同变更要有较高的的敏锐性！这总意识非常重要！