EXCEL鲜为人知的35招绝技（朋友推荐的）

914403649 · 发表于 2014-6-23 11:03:29

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel的最高版本2002中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。
2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。
再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。
4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。
2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。
看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名

914403649 · 发表于 2014-6-23 11:03:29

七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行"格式→单元格"命令，打开"单元格格式"对话框，在"数字"标签的"分类"下面选中"自定义"选项，然后在右边"类型"下面的方框中输入"；；；"（三个英文状态下的分号）。
2.再切换到"保护"标签下，选中其中的"隐藏"选项，按"确定"按钮退出。
3.执行"工具→保护→保护工作表"命令，打开"保护工作表"对话框，设置好密码后，"确定"返回。
经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
提示：在"保护"标签下，请不要清除"锁定"前面复选框中的"∨"号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?
选中需要输入中文的单元格区域，执行"数据→有效性"命令，打开"数据有效性"对话框，切换到"输入法模式"标签下，按"模式"右侧的下拉按钮，选中"打开"选项后，"确定"退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
九、让"自动更正"输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
1.执行"工具→自动更正"命令，打开"自动更正"对话框。
2.在"替换"下面的方框中输入"pcw"（也可以是其他字符，"pcw"用小写），在"替换为"下面的方框中输入"《电脑报》"，再单击"添加"和"确定"按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入"pcw"字符

lgc261 · 发表于 2014-6-23 11:03:29

二十七、Excel工作表大纲的建立
和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。
二十八、插入“图示”
尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。
二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”
这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。
按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。
还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel 2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可
三十、Excel中“摄影”功能的妙用
这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是――“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。
要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们（图23），然后按下“摄影”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“摄影”按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看――刷新一下“照片”，结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。
比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”，想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。
三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口
Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目（而Excel 2000只能容纳12个）。而且，这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。
笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪